Instruktioner

för ViewBase Care

Inom ViewBase Care erbjuds en tjänst och ett arbetssätt för att effektivera ärendehantering mellan kund och ViewBase. Syftet är att skapa en trygg och effektiv hantering av ärenden och undvika beroenden till enskilda konsulter på ViewBase.

 

Hur funkar detta för mig som kund?

Kanaler för att rapportera ett ärende?

Det finns tre sätt att nå ViewBase Care supportfunktion.
1. Registrera ärende via ärendeportalen. Första gången du loggar in behöver du skapa ett konto. Använd din företagsmailadress som
användar-ID
2. Maila ditt ärende till care@viewbase.se
3. Ring vår support: 010-265 54 01 (09:00 – 12:00, 13:00 – 15:00 helgfri vardag)

 

Att rapportera ett ärende

Att rapportera ett ärende är enkelt och oavsett hur (mail, portal eller telefon) ni rapporterar ärendet är det samma information som vi efterfrågar. Vid rapportering av ärende förväntar vi oss följande information:

1. Ärendetyp

  • Incidenter/Fel
  • Förfrågan (supportförfrågan)
  • Beställningar

 

2. Sammanfattning eller rubricering

Kort och beskrivande rubricering/sammanfattning av ärendet

 

3. Beskrivning

En utförligare beskrivning av ärendet som ger tillräcklig bakgrund för att starta utredning av ärendet.

  • Berört system/ funktion
  • Vad har hänt, när och vad har föregått händelsen
  • Kontaktuppgifter till rapportör (för kompletterande frågor/samtal)

 

4. Bilagor

Bifoga skärmdumpar, utskrifter eller andra dokument som kan stödja utredningen

 

5. Prioritering (gäller endast Incidenter/Fel)

Sätt prioritering för att tydliggöra er syn på Incidentens/Felets prioritering

Betydande/ high
Kritisk incident eller fel som gör att hela systemet eller väsentliga delar av systemet inte är tillgängliga eller inte fungerar. Felet kan inte kringgås och medför verksamhetskritiska konsekvenser. Måste åtgärdas omedelbart.

Normal/ mid
Allvarligt Fel/Incident som hindrar användningen av viktiga delar av systemet. Leder till merarbete eller risk för konsekvenser i verksamheten. Måste åtgärdas inom kort.

Låg/ low
Avvikelser/Fel där konsekvenserna av felen inte är kritiska men som påverkar kvalitet och/eller användarupplevelse och därför behöver åtgärdas planeras.

Exempel på rapportering av ärende via mail och portal:

 

 

Att följa upp ett ärende

När ni rapporterar in ett ärende så kommer ni att få uppdateringar via mail ex, att ärendet är registrerat eller byter status. Här får ni också ett ärendenummer som kan vara bra att hålla reda på i det fall ärendet skall kompletteras. Ni kan alltid svara på dessa mail och era svar blir då en del av ärendets dokumentation.

En viktig funktion är möjligheten att kunna se sina ärenden och dess status samlat. Detta sker enkelt via ärendeportalen.

 

1. Längst uppe till höger finns tre valbara fält. Välj fält ”Ärenden”. Då kommer dina registrerade ärenden upp i lista.

 

 

2. Klicka på aktuellt ärende för att se detaljer och lägga kommentarer kring ärendet.

 

 

Tips kring användarupplevelse

Jira är ett internationellt system och ibland fungerar inte språkinställningarnas innan man aktivt satt dem. Vi har konfigurerat upp systemet för att fungera främst på svenska men om språket i användargränssnitten är ”svengelska”, kontrollera och sätt upp språk för dig som användare på följande sätt.

 

1) Klicka på symbolen för din användare längt upp till höger (i detta fall MR) för att få upp meny som innehåller Profilinställningar. Välj Profil

 

 

 

 

 

2) Kontrollera inställning för Språk och tidzon. Om inställningen inte är ”svenska (Sverige)” välj Redigera kontoinställningar.

 

 

 

 

 

 

3) I formuläret för redigering av kontoinställningar välj språk ”Svenska”.

 

 

 

 

 

 

 

 

4) Det kan ta en stund innan ändringarna träder i kraft, räkna med någon timme.

 

 

Har du frågor eller funderingar till ärendeportalen, kontakta din kundansvarig för ditt företag.